Elektronische Patientenakte (ePA)

Fall- und einrichtungsübergreifende Dokumentation

Die elektronischen Patientenakte (ePA) ist ein digitaler Speicher, in dem Gesundheitsdaten des Patienten eingetragen werden können. Damit wird den behandelnden Ärzten und Therapeuten eine fall- und einrichtungs­übergreifende Dokumentation aufgezeigt.

Dabei ist die ePA eine patientengeführte Akte: Nur der Patient entscheidet, ob und wie er die Akte nutzen und wem er welche Daten zur Verfügung stellen möchte, z. B. indem er bestimmt, welche Dokumente in der ePA gespeichert und welche wieder gelöscht werden.

Die Krankenkassen sind seit dem 1. Januar 2021 verpflichtet, die ePA ihren Versicherten auf deren Anfrage bereitzustellen. Seit 1. Juli 2021 müssen alle Vertragsärzte und -psychotherapeuten die notwendige technische Ausstattung vorhalten, um Daten über die Telematikinfrastruktur in die ePA zu übertragen oder auszulesen.

ePA: Finanzierungspauschalen sichern und Sanktionen vermeiden

ePA-Sanktionen – ggf. Widerspruch einlegen

Der Gesetzgeber hat festgelegt, dass Praxen ab 1. Juli 2021 über die Voraussetzungen für die elektronische Patientenakte (ePA) verfügen müssen. Andernfalls droht 1 Prozent Honorarkürzung; ist die Praxis zusätzlich noch nicht an die TI angebunden, sind es 2,5 Prozent (mehr erfahren »).

Können Sie die technischen Voraussetzungen nicht erfüllen, obwohl Sie sich nachweislich rechtzeitig um die Bestellung der benötigten Komponenten gekümmert haben, muss die KVBW dennoch den aktuell gültigen Gesetzen nachkommen und die vorgesehene Honorarkürzung für das jeweilige Abrechnungs­quartal umsetzen.

Trifft diese Konstellation bei Ihnen zu, bitten wir Sie, nach der Honorarkürzung einen Abrechnungs­widerspruch für das jeweilige Abrechnungsquartal einzulegen, damit eine Einzelfall-Betrachtung und -Entscheidung folgen kann.

Welche Patientendaten können in der ePA gespeichert werden?

  • Befunde (z. B. Allergologie- und Laborbefunde)
  • Diagnosen
  • Impfungen
  • Behandlungsberichte
  • Therapie-, Foto-, Pflegedokumentationen
  • Patienteninformationen
  • Schwangerschafts- und Geburtsdokumentationen

Technische Voraussetzungen

Damit die ePA 1.0 in der Praxis genutzt werden kann, sind folgende technische Voraussetzungen notwendig:

  • Anbindung an die Telematikinfrastruktur (TI)
  • Update des TI-Konnektors auf den ePA-Standard (PTV 4)
  • ePA-Modul im Praxisverwaltungssystem (PVS)
  • elektronischer Heilberufsausweis (eHBA) der 2. Generation über LÄK  oder LPK

Finanzierung und Vergütung

Welche Erstattungsbeträge vorgesehen sind, erfahren Sie auf unserer Übersichtsseite:

Der Nachweis, dass Ihre Praxis die Voraussetzungen für die ePA erfüllt, erfolgt automatisch über Ihre Abrechnungsdatei. Die Information über das Vorliegen der Konnektor-Version ePA und des ePA-Moduls im PVS wird hier automatisch übermittelt und dient uns als Beleg für die Auszahlung der Pauschalen bzw. die Umsetzung der Sanktionen. Sie müssen keine Rechnungen oder sonstigen Unterlagen bei uns einreichen und bekommen Ihr Geld automatisch mit der Abschlusszahlung.

Erstbefüllung

Sind die technischen Voraussetzungen erfüllt, stehen als finanzielle Förderung gemäß dem Patientendatenschutzgesetz (PDSG) der Praxis für die Erstbefüllung eine einmalige Vergütung von zehn Euro auch für das Jahr 2022 bereit. Weiterführende Informationen zur Abrechnung der Erstbefüllung der ePA finden Sie hier.

Die Vergütung ab dem 1. Januar 2022 wurde zwischen Kassenärztlicher Bundesvereinigung (KBV) und GKV-Spitzenverband im Bundesmantelvertrag geregelt. Mehr Details liefert die KBV-Praxisinfo: elektronische Patientenakte (ePA)

Ausbaustufen

Die Einführung der ePA hat der Gesetzgeber in mehrere Ausbaustufen unterteilt. In jeder Stufe werden weitere Funktionen, Akteure oder Anbindungen hinzukommen. So können ab 2022 weitere, bisher nur in Papierform vorhandene Dokumente wie Impfpass, Mutterpass oder Kinder-Untersuchungsheft in der ePA gespeichert werden. Auch Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen und Rezepte lassen sich dann elektronisch in der ePA ablegen.

ePA-StufeDatumFunktionen/Anbindung
ePA 1.1seit 1. Januar 2021flächendeckende Digitalunterstützung der Arzt-Patienten-Beziehung 
ePA 2.0ab 1. Januar 2022weitere Berufsgruppen (Physiotherapeuten, Hebammen)
ePA 3.0ab
Januar 2023
Datenfreigabe für Forschungszwecke, eRezept, Bilddateien
ePA 4.0ab
Januar 2024
Möglichkeit für die Anbindung grenzüberschreitender eHealth-Anwendungen
Letzte Aktualisierung: 25.11.2022