FAQ 116117 Terminservice

Ja. Es ist sogar sinnvoll bei bestimmten Fachgruppen eine Terminart zu definieren. Dies können Sie entweder über den „Allgemeinen Terminprofilhinweis“ für Patienten machen oder Sie nennen Ihre Terminprofile um.

In der Radiologie wäre ein möglicher Terminprofilhinweis beispielsweise „Termin für MRT-Fuß“ oder „MRT-Kopf mit Kontrastmittel“. Entsprechend könnten Sie auch das Terminprofil einfach umbenennen. Durch die definierte Terminart können gezielte Untersuchungsformen vermittelt werden.

Gerne unterstützen Sie die Mitarbeiter der Terminservicestelle bei der Pflege. Melden Sie sich hierzu bitte schriftlich unter terminservice@kvbawue.de und vereinbaren einen Beratungstermin.

Patienten sollen – wie auch bei telefonischer Terminvereinbarung – einen Termin absagen, wenn sie aus zwingenden Gründen nicht wahrnehmen können. Bei einer Absage aus wichtigem Grund kann unter Umständen ein zweites Mal eine Terminvermittlung angefragt werden.

Die Termintreue ist bei Nutzung der Terminservicestelle und des „116117 Terminservice“ nicht schlechter als bei telefonischer Terminvereinbarung – immerhin verzichten die Versicherten auf Wunscharzt und Wunschtermin.

Im „116117 Terminservice“, der Online-Anwendung, mit der Praxen Termine an die Terminservicestelle (TSS) melden, besteht die Möglichkeit, Fälle, in denen die Patienten ohne Absage nicht zum Termin erschienen sind (sogenannte „No-Shows“) zu dokumentieren.

Melden Sie sich einfach wie gewohnt im Mitglieder­portal an (Benutzername und Kennwort analog zur Online-Abrechnung), rufen Sie den Menüpunkt „Praxisorganisation“ auf und klicken Sie in der Dropdown-Liste auf den Unterpunkt „Termine melden (116117 Terminservice)“.

Das ist je Fachgruppe unterschiedlich, eine Aufstellung zur empfohlenen Terminzahl pro Arzt und Monat finden Sie unten in der PDF-Übersicht.

Der Gesetzgeber hat die Praxen im Terminservice- und Versorgungsgesetz (TSVG) verpflichtet, Termine an die Terminservicestelle (TSS) der Kassenärztlichen Vereinigungen zu melden. Dabei setzt die KV Baden-Württemberg auf das Engagement ihrer Mitglieder und gibt daher lediglich Empfehlungen zur Anzahl der zu meldenden Termine.

Ausnahme: Eine verpflichtende Vorgabe zur Terminanzahl gilt für psycho­thera­peutische Mitglieder. Da die freiwillig gemeldeten Termine nicht ausgereicht haben, gilt hier eine feste Vorgabe.

Psychotherapeuten und Kinder- und Jugendlichenpsychotherapeuten (KJP)

• ein Termin für ein Erstgespräch (psychotherapeutische Sprechstunde) pro Quartal
• ein Termin für die Probatorik pro Quartal.

Die Behandlung von Patienten, die über unsere Termin­­s­ervicestelle (TSS) als akute oder dringende Fälle in Ihre Praxis kommen, wird extrabudgetär und damit in voller Höhe bezahlt – für das gesamte Quartal. Zusätzlich gibt es einen extrabudgetären Zuschlag auf die Versicherten-, Grund- oder Konsiliarpauschale.

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Den Vermittlungscode können Ärzte und Psychotherapeuten direkt auf die Überweisung beziehungsweise das Formular PTV 11 drucken, statt ihn wie bisher aufzukleben. Die meisten Praxissoftware-Hersteller bieten diesen Service schon an.

So geht’s: Bedruckung von Muster 6 und PTV 11

Ärzte, die den neuen Service nutzen, wählen beim Ausstellen einer Überweisung in ihrem Praxisverwaltungssystem (PVS) die Fachgruppe, gegebenenfalls eine Zusatzqualifikation sowie „dringend“, wenn ein Termin innerhalb von fünf Wochen (35 Tagen) erforderlich ist, oder „nicht dringend“ für Bagatellfälle und Vorsorgetermine aus – Psychotherapeuten entsprechend „zeitnah erforderlich“. Im Hintergrund wird der entsprechende Code abgerufen und bei der Formular­bedruckung direkt mit aufgedruckt.

Elektronischer Vermittlungscode mit KV-Connect

Für die elektronischen Vermittlungscodes benötigen Praxen:

• die aktuellste Version ihrer Abrechnungssoftware
• einen Zugang zum Kommunikationsdienst zu KV-Connect
• Einrichtung der Schnittstelle zum 116117 Terminservice durch den Vertriebs- und Servicepartner (dies kann je nach Softwarehersteller gebührenpflichtig sein) 

Praxen, die die Bedruckungsfunktion nutzen möchten, wenden sich an ihren IT-Service-Partner.

Den Vermittlungscode können Ärzte und Psychotherapeuten direkt auf die Überweisung beziehungsweise das Formular PTV 11 drucken, statt ihn wie bisher aufzukleben. Die meisten Praxissoftware-Hersteller bieten diesen Service schon an.

So geht’s: Bedruckung von Muster 6 und PTV 11

Ärzte, die den neuen Service nutzen, wählen beim Ausstellen einer Überweisung in ihrem Praxisverwaltungssystem (PVS) die Fachgruppe, gegebenenfalls eine Zusatzqualifikation sowie „dringend“, wenn ein Termin innerhalb von fünf Wochen (35 Tagen) erforderlich ist, oder „nicht dringend“ für Bagatellfälle und Vorsorgetermine aus – Psychotherapeuten entsprechend „zeitnah erforderlich“. Im Hintergrund wird der entsprechende Code abgerufen und bei der Formular­bedruckung direkt mit aufgedruckt.

Vermittlungscodes ausdrucken im Mitgliederportal

Alternativ können Praxen im Mitgliederportal unter „Praxisorganisation“ → „Termine melden (116117 Terminservice)“ unter dem Menüpunkt „Vermittlungscodes“ Etikettenbögen zum Ausdruck in der Praxis generieren. Bitten achten Sie darauf, dabei zwischen „dringenden“ und „nicht dringenden“ Codes zu unterscheiden. Die Terminservicestelle hält sich strikt an die Dringlichkeit, die Sie in der Praxis auf dem Überweisungsschein oder dem PTV11 Formular aufbringen.

Klebeetiketten mit Überweisungscodes bleiben gültig

Die Klebeetiketten mit den alten „Überweisungscodes“ können weiterhin verwendet werden (unabhängig vom Gültigkeitsdatum).

Den Vermittlungscode können Ärzte und Psychotherapeuten auf die Überweisung beziehungsweise das Formular PTV 11 drucken oder aufkleben.

Der 116117 Terminservice vermittelt gemäß gesetzlichem Auftrag Termine an gesetzlich Krankenversicherte mit einer Überweisung zu einem kassenärztlichen Facharzt (keine Überweisung erforderlich für Termine bei Augenärzten und Frauenärzten). Seit April 2017 werden auch freie Termine bei Psychotherapeuten vermittelt, ohne Überweisungsvorbehalt. Ende April 2019, mit Inkrafttreten des Terminservice- und Versorgungsgesetzes (TSVG), sind Termine bei Haus- sowie Kinder- und Jugendärzten hinzugekommen. Hier ist in der Regel keine Überweisung nötig.

Nicht vermittelt werden somit Termine bei Zahnärzten. Auch privat Krankenversicherte haben keinen Anspruch auf Vermittlung durch die Termin­service­stelle.

Die Vermittlungscodes existieren nur genau einmal zu einem Zeitpunkt. Die Menge der möglichen Codes ist ausreichend groß gewählt, um ein reines Raten eines gültigen Vermittlungscodes zu verhindern. Technische Maßnahmen beim Zugang reduzieren weiter ein Missbrauchsrisiko.

Der 116117 Terminservice erfasst nur die Daten, die zur qualifizierten Terminvermittlung auch notwendig sind.

Anders als bei anderen Plattformen ist beim 116117 Terminservice „das Vergessen eingebaut“: persönliche Daten werden nach der Terminbuchung und -durchführung gelöscht. Es werden beim 116117 Terminservice nicht Informationen aus mehreren Ereignissen verknüpft und über die Zeit angehäuft.

Die Daten werden zu keinen anderen Zwecken genutzt als zur Terminvermittlung und zum gesetzlich geforderten, anonymen Berichten über die Tätigkeit der Terminservicestellen. Keine persönlichen und medizinischen Daten werden außerhalb des kassenärztlichen Systems verwendet, also auch nicht für Krankenversicherungen oder Gesundheitsbehörden.

Der Suchalgorithmus des 116117 Terminservice hat die Aufgabe, Suchkriterien in Bezug auf eine Überweisung passenden Terminen zuzuordnen. An Qualifikationen können zu Beginn ärztliche Fachgruppen laut Weiterbildungsordnung sowie Zusatz-Weiterbildungen automatisch zugeordnet werden.

Ein spezifischer Zielauftrag (z. B. für eine bildgebende oder funktionelle Untersuchung) kann vom Algorithmus wegen fehlender Standards nicht sicher zugeordnet werden. Für solche Überweisungen muss deshalb die Servicestelle telefonisch hinzugezogen werden. Sie kann im 116117 Terminservice auch nach spezifischen Genehmigungen suchen, um einen Zielauftrag zu einer geeigneten Praxis zu vermitteln.

Bei Nutzung des 116117 Terminservice läuft der dort hinterlegte Terminkalender parallel zum Praxis-Terminkalender und muss manuell abgeglichen werden. Im Terminkalender des 116117 Terminservice sollten daher nur Termine zu finden sein, die im Praxis-Terminkalender auch für diesen Zweck freigehalten werden. Zur Erleichterung des Abgleichs

• erhält die Arztpraxis unverzüglich E-Mail-Benachrichtigungen über neue oder stornierte Terminbuchungen
• kann die Arztpraxis den Terminkalender des 116117 Terminservice mit Informationen zu gebuchten Terminen ausdrucken
• kann die Arztpraxis einzelne oder mehrere Termine kurzfristig online blockieren, um sie anderweitig zu vergeben.

Sie können dies durch den sogenannten „Minimalen Buchungsabstand“ individuell einstellen (Ausnahme: Akuttermine!). Initial haben alle Terminprofile einen Abstand von zwei Tagen. Dieser lässt sich jedoch sowohl am Terminprofil selbst wie auch beim Anlegen von Terminen individuell anpassen.

Wenn Sie den Minimalen Buchungsanstand nicht individuell anpassen, bedeutet das: Angebotene Termine, die zwei Tage vor dem Termindatum noch nicht von der Terminservicestelle gebucht wurden (= bei denen der minimale Buchungsabstand erreicht ist), können von Ihnen ohne Rückfrage und ohne sie im 116117 Terminservice löschen zu müssen, anderweitig vergeben werden.

Um Überschneidungen kurz vor Ablauf dieser Frist zu vermeiden, kann es sinnvoll sein, dass Sie sich den letzten Stand der Buchungssituation online im 116117 Terminservice ansehen.

Bereits gebuchte Termine können Sie im 116117 Terminservice wieder absagen. Hierzu klicken Sie unter „Terminverwaltung“ auf Ihren Kalender. Wählen Sie die blau hinterlegte Uhrzeit, die Sie absagen müssen, und klicken Sie auf der rechten Seite „Absage durch Praxis“ an.

Vorsicht: Bitte bedenken Sie, dass nur diejenigen Patienten automatisch über Ihre Absage in Kenntnis gesetzt werden, die eine verifizierte E-Mail-Adresse hinterlegt haben. Patienten, die keine E-Mail-Adresse hinterlegt haben, müssen zwingend von Ihnen telefonisch über die Terminabsage informiert werden. Die Patientendaten können Sie nach der Terminabsage über „Buchungshistorie anzeigen“ einsehen.
 

Grundsätzlich gilt die Pflicht zur Terminvermittlung auch für nichtdringende Überweisungen, also z. B. zu verschiebbaren Früherkennungsuntersuchungen. Für diese Termine gilt die Vier-Wochen-Frist jedoch nicht.

Der 116117 Terminservice hält sich eng an den gesetzlichen Rahmen: Grundsätzlich bezieht sich das Versorgungsstärkungsgesetz auf Versicherte mit einer Überweisung zum Facharzt. Es gibt aber einige Ausnahmen von dieser Regel für Fachrichtungen, die an der ärztlichen Grundversorgung teilnehmen. Dies sind laut Gesetz Augenärzte, Frauenärzte, Psychotherapeuten sowie (neu ab Mai 2019) Haus- sowie Kinder- und Jugendärzte.

Die Webseite www.eterminservice.de gibt Patienten die Möglichkeit, Termine, die Praxen unserer Terminservicestelle (TSS) gemeldet haben, direkt selbst zu buchen. Dies gilt sowohl für Termine bei Fachgruppen, für die keine Überweisung notwendig ist (Allgemeinmedizin, Kinder-/Jugendmedizin, Augenheilkunde), als auch für Termine bei Fachgruppen, die nur mit Überweisung und einem Dringlichkeitscode buchbar sind. Dafür müssen die Selbstbuchenden den auf der hausärztlichen Überweisung vermerkten Vermittlungscode ins System eingeben.

Einige wenige Fachgruppen können in Baden-Württemberg weiterhin nur telefonisch über die Terminservicestelle unter der Rufnummer 116117 gebucht werden:

• Gastroenterologie
• Gynäkologie
• Neurologie
• Psychiatrie
• Psychotherapie
• Radiologie
• Rheumatologie

Ja. Wenn Sie Ihre Termine im 116117 Terminservice melden, haben Sie die Möglichkeit zu entscheiden, welche Nutzergruppe Ihre Termine buchen kann. In einem Auswahl-Menü können Sie „TSS“, „Patient“, „Praxis“ an- und abwählen. Bei der Standardeinstellung sind alle drei vorausgewählt.

Der Haken bei „TSS“ sollte gesetzt bleiben, denn nur so können wir in der Terminservicestelle Ihren Termin sehen und vermitteln. Wählen Sie „Praxis“, können darüber hinaus Ihre Kollegen Ihre Termine direkt buchen – dies ist insbesondere wichtig für den Hausarztvermittlungsfall. Wählen Sie „Patient“, so wird Ihr Termin im Selbst­buchungsportal angezeigt, wenn jemand nach Ihrer Fachgruppe und in Ihrem PLZ-Bereich sucht. Wenn Sie also die Selbstbuchung durch Patienten nicht zulassen möchten, sollten Sie den Haken im Kästchen „Patient“ entfernen.

Nein. Beim TSS-Terminfall macht es keinen Unterschied, wer bucht. Je nach Wartezeit, die der Patient auf den Termin warten muss, erhalten Sie einen extrabudgetären Zuschlag von bis zu 100 Prozent. Dies gilt für jeden Termin – ganz unabhängig davon, ob er durch Mitarbeitende der TSS oder über das Selbstbuchungsportal direkt durch den Patienten oder von einem Hausarzt per HAFA-Tool gebucht wurde.

Der Zuschlag von 200 Prozent für Akuttermine innerhalb von 24 Stunden wird allerdings nur gewährt, wenn der Patient die 116117 kontaktiert und die dortige medizinische Ersteinschätzung (SmED) die Dringlichkeit der Behandlung bestätigt hat.

Nein, nur Hausärzte- bzw. Kinder- und Jugendmediziner können das Tool zur Hausarzt-Facharzt-Vermittlung im 116117 Terminservice nutzen.

Nein. Hierzu ist zunächst eine psychotherapeutische Sprechstunde angezeigt, bei der (je nach Bedarf) ein PTV11 Formular ausgestellt wird. Die Vermittlung solcher Termine ist ausschließlich den Mitarbeitenden der Terminservicestelle vorbehalten und kann nur bei entsprechendem Vermittlungsvoraussetzungen erfolgen.