FAQ Vertreter

Es müssen drei Voraussetzungen erfüllt sein:

• Leistungen, für die spezielle Qualifikationsnachweise erforderlich sind, können nur erbracht und abgerechnet werden, wenn die hierfür erforderlichen Qualifikationen auch bei dem Arzt, der die Behandlungen übernimmt, vorhanden sind. (BSG-Urteil v. 14.12.11, B 6 KA 31/10 R).
• Die praxisinterne Übernahme der Patienten kann ausschließlich durch einen BAG-Partner mit der gleichen Gebietsbezeichnung erfolgen.
• Die Abwesenheitszeiten sind gegenüber der KVBW anzuzeigen. Die Vertretermeldung finden Sie im Mitgliederportal (Menüpunkt „Praxisorganisation“, Unterpunkt „Vertreter melden“ in der Dropdown-Liste). 

• § 32 Zulassungsverordnung für Vertragsärzte (Ärzte-ZV) (Vertragsärzte),
• § 32 a (Ärzte-ZV) (Ermächtigte),
• § 1 Abs. 3 i.V.m. § 32 und § 32 b Abs. 6 (Ärzte-ZV) (Angestellte)
• § 4 Abs. 3, § 15 Abs. 1, § 17 Abs. 3 Bundesmantelvertrag (BMV-Ä),
• § 8 Abs. 5, § 13 Abs. 9, (BMV-Ä)
• § 2 Abs. 15 Satzung der KVBW (KVBW Satzung & Rechtsquellen)
• Vertreterrichtlinie der KV Baden-Württemberg

Gemäß Zulassungsverordnung für Ärzte drei Monate innerhalb eines Zeitraums von zwölf Monaten durch einen Kollegen in der Praxis, kollegial durch eine andere Praxis oder durch einen externen Vertreter in den eigenen Praxisräumen. Nach den gesetzlichen Vorgaben sind dies 65 Arbeitstage (Montag bis Freitag) im Rahmen einer Vollzeittätigkeit innerhalb eines Zwölfmonatszeitraumes. Das heißt, dass regelhafte Vertretungen in Addition der wöchentlich vertretenen Tage bis zu 65 Arbeitstagen genehmigungsfrei, aber nicht anzeigefrei sind.

Der genehmigungsfreie Zeitraum von drei Monaten bleibt auch im Rahmen einer halben Zulassung, der stundenweisen Tätigkeit im Rahmen einer Anstellung oder Ermächtigung etc. als Bezugszeitraum bestehen und wird als Berechnungsgrundlage herangezogen. Zum Beispiel beginnt für ein angestellten Arzt, der am 1. Juli eines Jahres erkrankt und an zwei Tagen in der Woche seiner Tätigkeit nachgeht, der genehmigungspflichtige Zeitraum am 1. Oktober des Jahres.

Die Vertretung ist immer ab dem achten Kalendertag der Abwesenheit gegenüber der KVBW anzuzeigen.

Hierzu nutzen Sie am besten die Online-Meldung über unser Mitgliederportal.

Alle Vertretungszeiten unabhängig von der Dauer sind zudem mit Namen des Vertreters auf der jeweiligen Sammelerklärung, die mit der Abrechnung eingereicht wird, anzuzeigen.

Grundsätzlich formfrei. Idealerweise melden Sie uns Ihre Abwesenheit digital über das KVBW-Mitgliederportal.

Nach der Zulassungsverordnung für Ärzte und der Vertreterrichtlinie  der KVBW ist eine Vertretung bei Krankheit, Urlaub, Teilnahme an einer ärztlichen Fortbildung oder Wehrübung für einen Zeitraum von drei Monaten innerhalb von zwölf Monaten ohne Genehmigung möglich.

Wenn die Vertretung länger als drei Monate innerhalb des Zwölfmonatszeitraumes dauert, so ist für die Beschäftigung eines Vertreters die vorherige Genehmigung der KV Baden-Württemberg einzuholen. Dem Genehmigungsantrag ist in diesem Fall ein Nachweis (z.B. ein ärztliches Attest) über den Grund der Vertretung beizufügen.

Wir empfehlen Ihnen daher, mit uns Kontakt aufzunehmen, damit wir erforderliche Nachweise mit Ihnen besprechen können.

Zudem kann sich eine Vertragsärztin in unmittelbarem Zusammenhang mit der Entbindung bis zu einer Dauer von zwölf Monaten ohne Genehmigung vertreten lassen. Eine entsprechende Geburtsurkunde ist der KVBW zu übermitteln.

Eine sofortige Genehmigung der Vertretung ist erforderlich,

• Wenn die Vertretung im Rahmen der Aus- oder Weiterbildung oder aus Gründen der Sicherstellung der vertragsärztlichen Versorgung erfolgt,
• Während Zeiten der Erziehung von Kindern bis zu einer Dauer von 36 Monaten, wobei dieser Zeitraum nicht zusammenhängend genommen werden muss,
  und
• während der Pflege eines pflegebedürftigen Angehörigen in häuslicher Umgebung bis zur Dauer von sechs Monaten.

Diese Genehmigungen werden befristet erteilt. Für die Beschäftigung eines Vertreters ist die vorherige Genehmigung der Kassenärztlichen Vereinigung erforderlich.

Ja, sofern die Vertretungszeiten einschließlich der Urlaubs-, Krankheits- und Fortbildungstage die 65 Arbeitstage (Montag bis Freitag) innerhalb eines Zwölf-Monatszeitraumes nicht überschreiten.

Die regelmäßige Vertretung ist über das Mitgliederportal im Voraus anzuzeigen:

1. Melden Sie sich wie gewohnt mit Benutzername und Kennwort im Portal an.
2. Klicken Sie auf den Menüpunkt „Praxisorganisation“.
3. Klicken Sie in der Dropdown-Liste auf „Vertreter melden“
4. Geben Sie Ihre persönlichen Daten und die Daten Ihres Vertreters an.
5. Fügen Sie unter „Kommentar“ einen Hinweis auf die regelmäßige Vertretung unter Angaben zur geplanten „Regelmäßigkeit“ ein (z. B. „immer montags“).
6. Speichern Sie Ihre Angaben.

Bitte beachten Sie, dass auch Tage, an denen Sie sich stundenweise vertreten lassen als ganze Tage zählen. Wir beraten Sie gerne, welche Alternativen zu einer regelmäßigen Vertretung zulassungsrechtlich möglich sind. Vereinbaren Sie einfach einen Termin.

Nein. Die Angabe auf der Sammelerklärung hat Bedeutung für die Leistungsabrechnung, während die Meldung an den Geschäftsbereich Zulassung/Sicherstellung über unser Mitgliederportal im Interesse der sicherzustellenden Patientenversorgung erfolgt.

Am besten nutzen Sie die Online-Meldung über unter Mitgliederportal. Vertretungszeiten und Namen der Vertreter sind immer in der Sammelerklärung anzugeben. Was Sie darüber hinaus tun müssen, hängt vom Vertretungsgrund, vom zulassungsrechtlichen Status des vertretenen Arztes/Psycho­therapeuten und vom Abwesenheitszeitraum ab.

Eine kollegiale Vertretung liegt vor, wenn der Vertreter die Vertretungsfälle in seiner eigenen Praxis behandelt. Die Abrechnung erfolgt über den Vertreterschein. Die Vertretung muss mit dem Vertretungsarzt abgesprochen sein.

Ja, in Ausnahmefällen, wenn dies zur Sicherstellung erforderlich ist und die eigene Präsenzpflicht nicht beeinträchtigt wird. Die Abrechnung erfolgt über den Arzt, der sich vertreten lässt.

Beim Tod eines Niedergelassenen genehmigt die KVBW für bis zu zwei Quartale die Weiterführung der Praxis des verstorbenen Arztes durch einen anderen Arzt der gleichen ärztlichen Fachgruppe. Dazu stellen die Erben bzw. Rechtsnachfolger einen Genehmigungsantrag Praxisfortführung im Todesfall.

Nein, es wird in diesen Fällen von einer internen Patientenübernahme gesprochen. Eine Vertretung liegt nur vor, wenn ein Partner der BAG von einem externen Arzt vertreten wird. Eine Anzeige an die KVBW bei einem längeren Zeitraum sollte dringend erfolgen. Die Übernahme der Patienten ist immer auf der Sammelerklärung anzugeben.

Nach dem BSG (Entscheidung B 6 KA 31/10 R) kann ein Vertragsarzt einen anderen Vertragsarzt nur im Rahmen seiner eigenen Zulassung vertreten. In einer versorgungsbereichsübergreifenden Berufsausübungsgemeinschaft, so das BSG, darf der Gesellschafter, der ausschließlich zur hausärztlichen Versorgung zugelassen ist, auch im Vertretungsfall keine Leistungen abrechnen, deren Abrechnung dem fachärztlichen Versorgungsbereich vorbehalten ist.

In einer fach- und versorgungsbereichsübergreifenden Berufsausübungsgemeinschaft (BAG) ist der dem jeweils anderen Versorgungsbereich zugeordnete BAG-Partner bei der Abwesenheit des Partners nicht berechtigt, vertragsärztliche Leistungen abzurechnen, die dessen Versorgungsbereich zugeordnet sind. In diesen Fällen bedarf es der Vertretung durch einen externen Arzt, der die jeweiligen Voraussetzungen erfüllt.

Ja. Allerdings ist die Berufsordnung zu beachten, nach der niedergelassene Ärzte grundsätzlich zur gegenseitigen Vertretung bereit sein sollen. Wir empfehlen daher eine rechtzeitige Urlaubsplanung mit den umliegenden Praxen vorzunehmen.

Der Vertragsarzt ist für die Versorgung seiner Patienten, auch bei Abwesenheit verantwortlich. Dies beinhaltet auch, dass sich der kollegiale Vertreter in zumutbarer Entfernung für die Patienten befindet.

Nein, da der Vertreter und der Vertretene nicht gleichzeitig nebeneinander tätig werden können.

Wenn der Assistent in der Praxis des vertretenen Vertragsarztes beschäftigt ist:

Ja, der Vertragsarzt kann sich durch einen genehmigten Weiterbildungsassistenten bei Abwesenheit vertreten lassen, wenn sich dieser im letzten Weiterbildungsjahr befindet und es sich um eine unvorhergesehene/kurzfristige Vertretung handelt oder die Vertretung zur Sicherstellung der vertragsärztlichen Versorgung erfolgt. Die Vertretungszeit ist dabei auf maximal 30 Arbeitstage (sechs Wochen) innerhalb von zwölf Monaten begrenzt. Der anstellende Arzt hat sich von der persönlichen fachlichen Eignung des Weiterbildungsassistenten zu überzeugen (§ 4 Abs. 2 Vertreterrichtlinie). Der Vertragsarzt haftet grundsätzlich für den Vertreter.

Wenn der Assistent in der Praxis eines anderen Vertragsarztes beschäftigt ist:

Wird ein genehmigter Weiterbildungsassistent derselben Fachrichtung als Vertreter eingesetzt, der bei einem anderen Vertragsarzt beschäftigt ist, ist mit der Ärztekammer die Unterbrechung der Weiterbildungszeit abzuklären. Der Weiterbildungsassistent hat dem Vertretenen einen Nachweis des Ausbilders vorzulegen, aus dem hervorgeht, dass er für die Vertretungstätigkeit geeignet ist.

Da eine Vertretung durch einen Weiterbildungsassistenten Auswirkungen auf die Weiterbildungszeit haben kann, empfehlen wir dies mit der zuständigen Ärztekammer im Vorfeld zu klären.

Ja, wenn der Internist ausschließlich hausärztlich tätig ist.

Es ist grundsätzlich erforderlich, dass die Ärzte, die sich gegenseitig vertreten, über dieselbe Fachgebietsbezeichnung verfügen.

Ja, da beide Ärzte an der hausärztlichen Versorgung teilnehmen und das entsprechende Leistungsspektrum anbieten.

Die Vertretungsregelungen gelten über § 1 Abs. 3 Zulassungs-Verordnung (Ärzte-ZV) auch für angestellte Ärzte.

Ein Vertreter für einen angestellten Arzt kann aus den gleichen Gründen bestellt werden, wie für den Vertragsarzt. Diese sind etwa Krankheit, Urlaub, Entbindung, Weiterbildung, Erziehungszeiten oder Pflegezeiten. Hierzu ist eine entsprechende Anzeige an die KVBW zu richten (§ 32 Ärzte-ZV). Bitte nutzen Sie hierzu die Online-Meldung über unter Mitgliederportal.

Auch im Falle einer Kündigung oder Freistellung oder im Falle des Todes des angestellten Arztes darf für einen Zeitraum von sechs Monaten ein Vertreter (§32b Abs. 6 Ärzte-ZV) bestellt werden. 

Zu beachten ist hierbei, dass aufgrund der beendeten Anstellung der Vertreter über seine eigene lebenslange Arztnummer abrechnet und daher eine Anzeige zeitnah erfolgen muss, damit keine Kürzungen in der Quartalsabrechnung erfolgen.

Eine entsprechende Anzeige ist in diesem Fall über das Online-Meldeformular einzureichen.

Im Falle von Psychotherapeuten ist festzuhalten, dass eine Vertretung bei genehmigungspflichtigen Therapien und probatorischen Sitzungen nach den Bundesmantelverträgen grundsätzlich nicht zulässig ist. Bei Kriseninterventionen kann der Patient ggf. auch an den behandelnden Hausarzt verwiesen werden. Eine Vielzahl von Psychotherapeuten steht im Rahmen der Abwesenheit den Patienten per Mobiltelefon zur Verfügung.

Wichtig ist, dass gegenüber der KVBW für die Psychotherapeutische Sprechstunde (GOP 35151) und die telefonische Erreichbarkeit immer eine Vertretung zu benennen ist.

Ist der Psychotherapeut zum Beispiel in Urlaub oder erkrankt, hat er einen Ansprechpartner für seine Patienten zu benennen, damit die Patienten in Krisensituationen Hilfe erhalten können. Wichtig ist, dass gegenüber der KVBW für die Psychotherapeutische Sprechstunde (GOP 35151) und die telefonische Erreichbarkeit immer eine Vertretung zu benennen ist.

Ja, hier sind Vertreter zu benennen. 

Die Meldung der Vertretung erfolgt über die Sammelerklärung. Ab dem achten Abwesenheitstag ist die Abwesenheit mittels Abwesenheits- und Vertretermeldung (Online-Formular im KVBW-Mitgliederportal) bei der KVBW anzuzeigen.

Bitte berücksichtigen Sie unbedingt Ihre Urlaubs- und Abwesenheitszeiten bei Ihren Meldungen an unsere Terminservicestelle. Löschen Sie gegebenenfalls einzelne Termine aus einer Serie in der Software eTerminservice, wenn Ihre Praxis zum betreffenden Zeitpunkt geschlossen ist. Sollte ein Termin bereits vergeben sein, kontaktieren Sie bitte den Patienten, um den Termin umzubuchen.

Nein, da bei einer Richtlinienpsychotherapie keine Vertretung möglich ist. Die Vertretung erfolgt ausschließlich bei der psychotherapeutischen Sprechstunde und der Akutbehandlung.

Nein.

Allgemein ist die Vertretung von niedergelassenen und angestellten Ärzten in § 32 Abs. 1 Satz 2 ff. Ärzte-ZV und der Vertreterrichtlinie der KVBW geregelt.

Für substituierende Ärzte gibt es in § 5 Abs. 5 BtMVV daneben speziell zu beachtenden Regelungen.

1. Grundsatz

Grundsätzlich soll im Vertretungsfall der substituierende Arzt von einem suchtmedizinisch qualifizierten Arzt vertreten werden. Es gelten die allgemeinen Vertretungsregeln.

Ist dies in Einzelfällen nicht möglich, kann die Vertretung zur Sicherstellung der kontinuierlichen Betreuung der Patienten auch durch einen Arzt übernommen werden, der diese Mindestanforderungen nicht erfüllt. Voraussetzung hierfür ist, dass der Vertreter vom federführenden Arzt unterwiesen wird und in die vom federführenden Arzt zu verantwortende Substitutionsbehandlung nur nach Rücksprache verändernd eingreift. Diese Vertretung kann für einen Zeitraum von bis zu vier Wochen und längstens insgesamt 12 Wochen im Jahr erfolgen (§ 5 Abs. 5 Satz 3 BtMVV).

Ist eine rechtzeitige Unterweisung nicht möglich, kann der zu vertretende Arzt für den suchtmedizinisch nicht qualifizierten Vertreter einen Konsiliarius mit einbeziehen. Hier gelten dann die entsprechenden Dokumentationspflichten.

Die vom Vertreter erbrachten Substitutionsleistungen werden selbstverständlich vergütet. Die Abrechnung ist auf dem Vertreterschein vorzunehmen.

3. Meldepflichten an das Substitutionsregister bei vorübergehender Abwesenheit des federführend substituierenden Arztes

Wird der federführend substituierende Arzt für die Dauer von max. 30 zusammenhängenden Tagen von einem Kollegen vertreten, der dem Patienten zur Fortführung einer bereits laufenden Substitutionsbehandlung Substitutionsmittel verschreibt, ist eine Ummeldung des Patienten gegenüber dem Substitutionsregister nicht erforderlich, wenn dies abgestimmt ist.

Wird hingegen die 30-Tage-Frist überschritten, ist eine Ummeldung des Patienten gegenüber dem Substitutionsregister zwingend erforderlich.

Sofern sich erst im Laufe der Vertretungssituation herausstellt, dass die 30-Tage-Frist überschritten wird, erfolgt rückwirkend zum tatsächlichen Datum des Arztwechsels eine Ummeldung des Patienten.

Es besteht auch die Möglichkeit, dass der federführend substituierende Arzt mit anderen Einrichtungen eine Vereinbarung trifft, so dass das Substitutionsmittel durch deren fachgerecht eingewiesenes Personal den Patienten zum unmittelbaren Verbrauch überlassen wird. Die Meldepflicht obliegt dem federführend substituierenden Arzt.

Als Ansprechpartnerin steht Ihnen Frau Lange unter heike.lange@kvbawue.de oder der Telefonnummer: 0721/5961-1301 zur Verfügung.

Fachärzte für Anästhesie, die ausschließlich ambulant tätig sind, sind nicht von den Vertretungsregelungen ausgenommen. Die Abwesenheitszeiten sind der KV Baden-Württemberg zu melden und Vertreter gegebenenfalls in Absprache mit den Operateuren zu benennen.