FAQ Vertreter

Antworten auf häufige Fragen

  • § 32 Zulassungsverordnung für Vertragsärzte (Ärzte-ZV) (Vertragsärzte),
  • § 32 a (Ärzte-ZV) (Ermächtigte),
  • § 1 Abs. 3 i.V.m. § 32 und § 32 b Abs. 6 (Ärzte-ZV) (Angestellte)
  • § 4 Abs. 3, § 15 Abs. 1, § 17 Abs. 3 Bundesmantelvertrag (BMV-Ä),
  • § 8 Abs. 5, § 13 Abs. 9, (BMV-Ä)
  • § 2 Abs. 15 Satzung der KVBW (KVBW Satzung & Rechtsquellen)
  • Vertreterrichtlinie der KV Baden-Württemberg (siehe unten)

Gemäß Zulassungsverordnung für Ärzte drei Monate innerhalb eines Zeitraums von zwölf Monaten durch eine Kollegin, einen Kollegen in der Praxis, kollegial durch eine andere Praxis oder durch einen externen Vertreter in den eigenen Praxisräumen. Nach den gesetzlichen Vorgaben sind dies 65 Arbeitstage (Montag bis Freitag) im Rahmen einer Vollzeittätigkeit innerhalb eines Zwölfmonatszeitraumes. Das heißt, dass regelhafte Vertretungen in Addition der wöchentlich vertretenen Tage bis zu 65 Arbeitstagen genehmigungsfrei, aber nicht anzeigefrei sind.

Der genehmigungsfreie Zeitraum von drei Monaten bleibt auch im Rahmen einer halben Zulassung, der stundenweisen Tätigkeit im Rahmen einer Anstellung oder Ermächtigung etc. als Bezugszeitraum bestehen und wird als Berechnungsgrundlage herangezogen. Zum Beispiel beginnt für ein angestellten Arzt, der am 1. Juli eines Jahres erkrankt und an zwei Tagen in der Woche seiner Tätigkeit nachgeht der genehmigungspflichtige Zeitraum am 1. Oktober des Jahres.

Die Vertretung ist immer ab dem achten Kalendertag der Abwesenheit gegenüber der KVBW anzuzeigen.

Wenn die Vertretung länger als zwei Kalendertage und die Abwesenheit über Feiertage oder in Pandemiezeiten stattfindet, ist diese gegenüber der KVBW anzuzeigen. 

Wenn kein Feiertag im angezeigten Zeitraum beinhaltet ist und keine Pandemiesituation besteht, ist die Vertretung bei einer Dauer von länger als einer Woche (= 7 Kalendertage in Folge) gegenüber der KVBW anzuzeigen (§ 2 Vertreterrichtlinie).

Hierzu steht Ihnen auf der Homepage die Abwesenheits-/Vertretermeldung zur Verfügung (siehe unten).

Alle Vertretungszeiten unabhängig von der Dauer sind zudem mit Namen des Vertreters auf der jeweiligen Sammelerklärung, die mit der Abrechnung eingereicht wird, anzuzeigen.

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Grundsätzlich formfrei. Zur leichteren Handhabung stehen Formulare auf unserer Homepage zur Verfügung, welche Sie am PC ausfüllen können und mit Ihrer Unterschrift versehen an die KVBW zusenden.

Nach der Zulassungsverordnung für Ärzte und der Vertreterrichtlinie  der KVBW ist eine Vertretung bei Krankheit, Urlaub, Teilnahme an einer ärztlichen Fortbildung oder Wehrübung für einen Zeitraum von drei Monaten innerhalb von zwölf Monaten ohne Genehmigung möglich.

Wenn die Vertretung länger als drei Monate innerhalb des Zwölfmonatszeitraumes dauert, so ist für die Beschäftigung eines Vertreters die vorherige Genehmigung der KV Baden-Württemberg einzuholen. Dem Genehmigungsantrag ist in diesem Fall ein Nachweis (z.B. ein ärztliches Attest) über den Grund der Vertretung beizufügen.

Wir empfehlen Ihnen daher mit uns Kontakt aufzunehmen, damit wir erforderliche Nachweise mit Ihnen besprechen können. Sie erreichen uns unter der Telefonnummer: 0761/884-4799 oder per E-mail an vertreter@kvbawue.de.

Zudem kann sich eine Vertragsärztin in unmittelbarem Zusammenhang mit der Entbindung bis zu einer Dauer von zwölf Monaten ohne Genehmigung vertreten lassen. Eine entsprechende Geburtsurkunde ist der KVBW zu übermitteln.

Eine sofortige Genehmigung der Vertretung ist erforderlich,

  • Wenn die Vertretung im Rahmen der Aus- oder Weiterbildung oder aus Gründen der Sicherstellung der vertragsärztlichen Versorgung erfolgt,
  • Während Zeiten der Erziehung von Kindern bis zu einer Dauer von 36 Monaten, wobei dieser Zeitraum nicht zusammenhängend genommen werden muss,
    und
  • während der Pflege eines pflegebedürftigen Angehörigen in häuslicher Umgebung bis zur Dauer von sechs Monaten.

Diese Genehmigungen werden befristet erteilt. Für die Beschäftigung eines Vertreters ist die vorherige Genehmigung der Kassenärztlichen Vereinigung erforderlich.

Ja, sofern die Vertretungszeiten einschließlich der Urlaubs-, Krankheits- und Fortbildungstage die 65 Arbeitstage (Montag bis Freitag) innerhalb eines Zwölf-Monatszeitraumes nicht überschreiten. Die regelmäßige Vertretung ist im Voraus anzuzeigen. Hierzu stehen Ihnen unsere Formulare auf der Homepage (siehe unten) zur Verfügung.

Stundenweise beziehungsweise halbtageweise Vertretungen werden als Ganztagsvertretungen gerechnet.
Wir empfehlen daher eine zulassungsrechtliche Beratung bezüglich möglicher Alternativen zur regelmäßigen Vertretung.

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Nein. Die Angabe auf der Sammelerklärung hat Bedeutung für die Leistungsabrechnung, während die Meldung an den Geschäftsbereich Zulassung/Sicherstellung (Formular unten) im Interesse der sicherzustellenden Patientenversorgung erfolgt.

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Ja. Vertretungszeiten und Namen der Vertreter sind immer in der Sammelerklärung anzugeben. Welche Formulare Sie darüber hinaus ausfüllen müssen, hängt vom Vertretungsgrund, vom zulassungsrechtlichen Status des vertretenen Arztes/Psycho­therapeuten und vom Abwesenheitszeitraum ab.

AnlassStatusZeitraumFormular

Urlaub
Krankheit

Zulassung
Anstellung
weniger als 3 MonateAbwesenheits- / Vertretermeldung
mehr als 3 MonateGenehmigungsantrag Vertreter
Ermächtigungmax. 3 MonateAbwesenheits- / Vertretermeldung
Entbindung
Erziehungszeit

Zulassung
Anstellung
bis zu 12 MonatenAbwesenheits- / Vertretermeldung
ab 12 MonateGenehmigungsantrag Vertreter
Tod

Zulassungbis 6 MonateGenehmigungsantrag Praxisfortführung
Anstellungab 6 MonateAbwesenheits- / Vertretermeldung bei beendeter Anstellung

Freistellung
Kündigung
Aufhebungsvertrag etc.
Anstellungbis 6 Monate

Hinweise zu Vertretungen

Eine kollegiale Vertretung liegt vor, wenn der Vertreter die Vertretungsfälle in seiner eigenen Praxis behandelt. Die Abrechnung erfolgt über den Vertreterschein. Die Vertretung muss mit dem Vertretungsarzt abgesprochen sein.

Ja, in Ausnahmefällen, wenn dies zur Sicherstellung erforderlich ist und die eigene Präsenzpflicht nicht beeinträchtigt wird. Die Abrechnung erfolgt über den Arzt, der sich vertreten lässt.

Der Praxisverweser wird maximal für die zwei darauffolgenden Quartale, hier bis zum 31. Dezember des Jahres, genehmigt.

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Es müssen drei Voraussetzungen erfüllt sein:

  • Leistungen, für die spezielle Qualifikationsnachweise erforderlich sind, können nur erbracht und abgerechnet werden, wenn die hierfür erforderlichen Qualifikationen auch bei der Ärztin/dem Arzt Behandlungen übernimmt, vorhanden sind. (BSG-Urteil v. 14.12.11, B 6 KA 31/10 R).
  • Der „Vertreter" muss die gleiche Gebietsbezeichnung wie der „vertretene“ BAG-Partner führen und im selben Versorgungsbereich zugelassen sein.
  • Sofern in den Abrechnungsbestimmungen die Leistungserbringung (und deren Abrechnung) bestimmten Arztgruppen zugewiesen ist, ist auch der Vertreter hieran gebunden.
  • Die Abwesenheitszeiten sind gegenüber der KVBW anzuzeigen (Formular siehe unten), da auch in den Fällen der internen Patientenübernahme, der genehmigungsfreie Zeitraum nach drei Monaten endet (Entscheidung B 6 KA 9/18 R)

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Nein, es wird in diesen Fällen von einer internen Patientenübernahme gesprochen. Eine Vertretung liegt nur vor, wenn ein Partner der BAG von einem externen Arzt vertreten wird. Eine Anzeige an die KVBW bei einem längeren Zeitraum sollte dringend erfolgen. Die Übernahme der Patienten ist immer auf der Sammelerklärung anzugeben.

Nach dem BSG (Entscheidung B 6 KA 31/10 R) kann ein Vertragsarzt einen anderen Vertragsarzt nur im Rahmen seiner eigenen Zulassung vertreten. In einer versorgungsbereichsübergreifenden Berufsausübungsgemeinschaft, so das BSG, darf der Gesellschafter, der ausschließlich zur hausärztlichen Versorgung zugelassen ist, auch im Vertretungsfall keine Leistungen abrechnen, deren Abrechnung dem fachärztlichen Versorgungsbereich vorbehalten ist.

In einer fach- und versorgungsbereichsübergreifenden Berufsausübungsgemeinschaft (BAG) ist der dem jeweils anderen Versorgungsbereich zugeordnete BAG-Partner bei der Abwesenheit des Partners nicht berechtigt, vertragsärztliche Leistungen abzurechnen, die dessen Versorgungsbereich zugeordnet sind. In diesen Fällen bedarf es der Vertretung durch einen externen Arzt, der die jeweiligen Voraussetzungen erfüllt.

Ja. Allerdings ist die Berufsordnung zu beachten, nach der niedergelassene Ärzte grundsätzlich zur gegenseitigen Vertretung bereit sein sollen. Wir empfehlen daher eine rechtzeitige Urlaubsplanung mit den umliegenden Praxen vorzunehmen.

Der Vertragsarzt ist für die Versorgung seiner Patienten, auch bei Abwesenheit verantwortlich. Dies beinhaltet auch, dass sich der kollegiale Vertreter in zumutbarer Entfernung für die Patienten befindet.

Wenn der Assistent in der Praxis des vertretenen Vertragsarztes beschäftigt ist:

Ja, der Vertragsarzt kann sich durch einen genehmigten Weiterbildungsassistenten bei Abwesenheit vertreten lassen, wenn sich dieser im letzten Weiterbildungsjahr befindet und es sich um eine unvorhergesehene/kurzfristige Vertretung handelt oder die Vertretung zur Sicherstellung der vertragsärztlichen Versorgung erfolgt. Die Vertretungszeit ist dabei auf maximal 30 Arbeitstage (sechs Wochen) innerhalb von zwölf Monaten begrenzt. Der anstellende Arzt hat sich von der persönlichen fachlichen Eignung des Weiterbildungsassistenten zu überzeugen (§ 4 Abs. 2 Vertreterrichtlinie). Der Vertragsarzt haftet grundsätzlich für den Vertreter.

Wenn der Assistent in der Praxis eines anderen Vertragsarztes beschäftigt ist:

Wird ein genehmigter Weiterbildungsassistent derselben Fachrichtung als Vertreter eingesetzt, der bei einem anderen Vertragsarzt beschäftigt ist, ist mit der Ärztekammer die Unterbrechung der Weiterbildungszeit abzuklären. Der Weiterbildungsassistent hat dem Vertretenen einen Nachweis des Ausbilders vorzulegen, aus dem hervorgeht, dass er für die Vertretungstätigkeit geeignet ist.

Da eine Vertretung durch einen Weiterbildungsassistenten Auswirkungen auf die Weiterbildungszeit haben kann, empfehlen wir dies mit der zuständigen Ärztekammer im Vorfeld zu klären.

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Ja, wenn der Internist ausschließlich hausärztlich tätig wird.

Es ist grundsätzlich erforderlich, dass die Ärzte, die sich gegenseitig vertreten, über dieselbe Fachgebietsbezeichnung verfügen.

Ja, da beide Ärzte an der hausärztlichen Versorgung teilnehmen und das entsprechende Leistungsspektrum anbieten.

Die Vertretungsregelungen gelten über § 1 Abs. 3 Zulassungs-Verordnung (Ärzte-ZV) auch für angestellte Ärzte.

Ein Vertreter für einen angestellten Arzt kann aus den gleichen Gründen bestellt werden, wie für den Vertragsarzt. Diese sind etwa Krankheit, Urlaub, Entbindung, Weiterbildung, Erziehungszeiten oder Pflegezeiten. Hierzu ist eine entsprechende Anzeige an die KVBW zu richten (§ 32 Ärzte-ZV). Bitte nutzen Sie hierzu das folgende Meldeformular:

  • Abwesenheits-/Vertretermeldung (Siehe unten)

Auch im Falle einer Kündigung oder Freistellung oder im Falle des Todes des angestellten Arztes darf für einen Zeitraum von sechs Monaten ein Vertreter (§32b Abs. 6 Ärzte-ZV) bestellt werden. 

Zu beachten ist hierbei, dass aufgrund der beendeten Anstellung der Vertreter über seine eigene lebenslange Arztnummer abrechnet und daher eine Anzeige zeitnah erfolgen muss, damit keine Kürzungen in der Quartalsabrechnung erfolgen.

Eine entsprechende Anzeige ist in diesem Fall mit folgendem Meldeformular einzureichen:

  • Abwesenheits-/Vertretermeldung bei beendeter Anstellung (Siehe unten)

Auch im Falle einer Kündigung oder Freistellung oder im Falle des Todes des angestellten Arztes darf für einen Zeitraum von sechs Monaten ein Vertreter bestellt werden. Zu beachten ist hierbei, dass aufgrund der beendeten Anstellung der Vertreter über seine eigene lebenslange Arztnummer abrechnet und daher eine Anzeige zeitnah erfolgen muss, damit keine Kürzungen in der Quartalsabrechnung erfolgen.

Eine entsprechende Anzeige ist in diesem Fall mit folgendem Meldeformular einzureichen:

Im Falle von Psychotherapeuten ist festzuhalten, dass eine Vertretung bei genehmigungspflichtigen Therapien und probatorischen Sitzungen nach den Bundesmantelverträgen grundsätzlich nicht zulässig ist. Bei Kriseninterventionen kann der Patient ggf. auch an den behandelnden Hausarzt verwiesen werden. Eine Vielzahl von Psychotherapeuten steht im Rahmen der Abwesenheit den Patienten per Mobiltelefon zur Verfügung.

Wichtig ist, dass gegenüber der KVBW für die Psychotherapeutische Sprechstunde (GOP 35151) und die telefonische Erreichbarkeit immer eine Vertretung zu benennen ist.

Ist der Psychotherapeut zum Beispiel in Urlaub oder erkrankt, hat er einen Ansprechpartner für seine Patienten zu benennen, damit die Patienten in Krisensituationen Hilfe erhalten können. Wichtig ist, dass gegenüber der KVBW für die Psychotherapeutische Sprechstunde (GOP 35151) und die telefonische Erreichbarkeit immer eine Vertretung zu benennen ist.

Ja, hier sind Vertreter zu benennen. 

Die Meldung der Vertretung erfolgt über die Sammelerklärung. Ab dem achten Abwesenheitstag ist die Abwesenheit mittels Abwesenheits- und Vertretermeldung bei der KVBW anzuzeigen.

Zudem sollten eventuelle Angaben gegenüber der Terminservicestelle überprüft werden. 

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Nein, da bei einer Richtlinientherapie keine Vertretung möglich ist. Die Vertretung erfolgt ausschließlich bei der psychotherapeutischen Sprechstunde und der Akutbehandlung.

Allgemein ist die Vertretung von niedergelassenen und angestellten Ärzten in § 32 Abs. 1 Satz 2 ff. Ärzte-ZV und der Vertreterrichtlinie der KVBW geregelt.

Für substituierende Ärzte gibt es in § 5 Abs. 5 BtMVV daneben speziell zu beachtenden Regelungen.

1. Grundsatz

Grundsätzlich soll im Vertretungsfall der substituierende Arzt von einem suchtmedizinisch qualifizierten Arzt vertreten werden. Es gelten die allgemeinen Vertretungsregeln.

2. Ausnahme

Ist dies in Einzelfällen nicht möglich, kann die Vertretung zur Sicherstellung der kontinuierlichen Betreuung der Patienten auch durch einen Arzt übernommen werden, der diese Mindestanforderungen nicht erfüllt. Voraussetzung hierfür ist, dass der Vertreter vom federführenden Arzt unterwiesen wird und in die vom federführenden Arzt zu verantwortende Substitutionsbehandlung nur nach Rücksprache verändernd eingreift. Diese Vertretung kann für einen Zeitraum von bis zu vier Wochen und längstens insgesamt 12 Wochen im Jahr erfolgen (§ 5 Abs. 5 Satz 3 BtMVV).

Ist eine rechtzeitige Unterweisung nicht möglich, kann der zu vertretende Arzt für den suchtmedizinisch nicht qualifizierten Vertreter einen Konsiliarius mit einbeziehen. Hier gelten dann die entsprechenden Dokumentationspflichten.

Die vom Vertreter erbrachten Substitutionsleistungen werden selbstverständlich vergütet. Die Abrechnung ist auf dem Vertreterschein vorzunehmen.

3. Meldepflichten an das Substitutionsregister bei vorübergehender Abwesenheit des federführend substituierenden Arztes

Wird der federführend substituierende Arzt für die Dauer von max. 30 zusammenhängenden Tagen von einem Kollegen vertreten, der dem Patienten zur Fortführung einer bereits laufenden Substitutionsbehandlung Substitutionsmittel verschreibt, ist eine Ummeldung des Patienten gegenüber dem Substitutionsregister nicht erforderlich, wenn dies abgestimmt ist.

Wird hingegen die 30-Tage-Frist überschritten, ist eine Ummeldung des Patienten gegenüber dem Substitutionsregister zwingend erforderlich.

Sofern sich erst im Laufe der Vertretungssituation herausstellt, dass die 30-Tage-Frist überschritten wird, erfolgt rückwirkend zum tatsächlichen Datum des Arztwechsels eine Ummeldung des Patienten.

Es besteht auch die Möglichkeit, dass der federführend substituierende Arzt mit anderen Einrichtungen eine Vereinbarung trifft, so dass das Substitutionsmittel durch deren fachgerecht eingewiesenes Personal den Patienten zum unmittelbaren Verbrauch überlassen wird. Die Meldepflicht obliegt dem federführend substituierenden Arzt.

Als Ansprechpartnerin steht Ihnen Frau Lange unter heike.lange@kvbawue.de oder der Telefonnummer: 0721/5961-1301 zur Verfügung.

Fachärzte für Anästhesie, die ausschließlich ambulant tätig sind, sind nicht von den Vertretungsregelungen ausgenommen. Die Abwesenheitszeiten sind der KV Baden-Württemberg zu melden und Vertreter gegebenenfalls in Absprache mit den Operateuren zu benennen.

Die Ausübung beruflicher Tätigkeiten gilt als triftiger Grund zum Aufenthalt außerhalb der eigenen Wohnung. Unten finden Sie eine Mustervorlage für einen Passierschein, mit dem Sie Ihren Mitarbeiterinnen bestätigen können, dass sie in einer Praxis angestellt sind und zur Sicherstellung der medizinischen Versorgung ihren Arbeitsplatz erreichen müssen.

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Zum Versorgungsauftrag gehört, bei eigener Abwesenheit die Patientenversorgung zu regeln. Es gelten die Vorgaben der Zulassungsverordnung (Ärzte-ZV) und der Vertreterrichtlinie der KV Baden-Württemberg.

Eine Vertretung ist grundsätzlich nur im Rahmen der gesetzlich vorgegebenen Vertretungsgründe möglich. Wird Ihre Praxis vorübergehend geschlossen, müssen Ihre Patienten wissen, an wen sie sich wenden können. Ein pauschaler Verweis auf die umliegenden Ärzte, die Notfallpraxis, eine Krankenhausambulanz bzw. ein Krankenhaus, ermächtigte Ärzte oder die 116 117 ist nicht zulässig. Den Patienten ist ein konkreter Vertreter zu benennen (oder mehrere). Stimmen Sie bitte die kollegiale Vertretung mit den benannten Praxen ab und denken Sie daran, Ihre Abwesenheit der KV zu melden. Bitte vermerken Sie auf der Abwesenheits- / Vertretermeldung „Corona-Pandemie“ als Grund für die Praxisschließung.

Gerne unterstützen wir Sie auch bei der Suche nach einem externen Vertreter über die Vertreterbörse der KVBW.

Es gibt kein anderes Vorgehen, als wenn die Praxis aus anderen Gründen geschlossen wird, beispielsweise wegen Urlaub. Das bedeutet, dass Sie einen Vertreter organisieren und der KV melden müssen. 

Wird die Praxis geschlossen, müssen Ihre Patienten wissen, an wen sie sich wenden können. Ein pauschaler Verweis auf die umliegenden Ärzte, die Notfallpraxis, ein Krankenhaus bzw. die Krankenhausambulanz oder die 116 117 ist nicht zulässig. Benennen Sie den Patienten einen oder mehrere konkrete Vertreter durch einen entsprechenden Aushang an der Praxis und einen Hinweis auf dem Anrufbeantworter bzw. eine Information auf der Homepage. Stimmen Sie die kollegiale Vertretung unbedingt mit den benannten Praxen ab.

Gerne unterstützen wir Sie auch bei der Suche nach einem externen Vertreter über die Vertreterbörse der KVBW.

Bitte vermerken Sie auf der Abwesenheits- / Vertretermeldung „Corona-Pandemie“ als Grund für die Praxisschließung.

Bei positiver Testung innerhalb des Praxisteams verfügt das Gesundheitsamt eine Quarantäneanordnung. Die Quarantäneanordnung bezieht sich auf einen einzelnen Arzt oder einen einzelnen nichtärztlichen Mitarbeiter, nicht pauschal auf das gesamte Praxisteam (alle Ärzte und alle nichtärztlichen Mitarbeiter in der Praxis). Das bedeutet somit für eine Praxis, insbesondere mit mehreren Ärzten und mehreren nichtärztlichen Mitarbeitern, dass diese Praxis auch faktisch nicht geschlossen werden muss, sondern weitergeführt werden kann.

Letzte Aktualisierung: 02.08.2021