Umschlagsverfahren datenschutzrechtlich nicht mehr zulässig

Das so genannte Umschlagverfahren, bei dem Vertragsärzte Unterlagen über
die Krankenkassen in einem verschlossenen Umschlag – in der Regel mit der Aufschrift „Ärztliche Unterlagen nur vom MDK zu öffnen“ – an den MDK weiterleiten, ist nicht mehr erlaubt. Es kann – nach aktuellen Erkenntnissen – nicht gewährleisten, dass die betreffenden Unterlagen ausschließlich vom MDK zur Kenntnis genommen werden. Künftig ist nur noch zulässig, die erforderlichen Unterlagen direkt dem MDK zu übersenden.

Bislang war es akzeptiert beziehungsweise wurde es nicht beanstandet, dass Kranken­kassen niedergelassene Ärzte aufforderten, MDK-Anfragen zu beantworten, indem sie die betreffenden Unterlagen in einem verschlossenen Umschlag zur Weiterleitung an den MDK an die Krankenkasse sandten.

Die Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationssicherheit (BfDI), Andrea Voßhoff, hat in ihrem 25. Tätigkeitsbericht erklärt, dass die diesbezüglichen datenschutzrechtlichen Vorgaben durch die Krankenkassen nicht eingehalten würden. Darauf hat die Kassenärztliche Bundesvereinigung (KBV) hingewiesen.

Die Bundesbeauftragte habe dies aufgrund zwischenzeitlicher Kontrollen festgestellt. Das so genannte Umschlagsverfahren könne also dazu führen, dass auch unberechtigte Dritte – zu denen in Verfahren des MDK auch die Krankenkassen zu zählen sind – die Patientenunterlagen zur Kenntnis nehmen. Außerdem würden die Patientenunterlagen vom MDK auch offen an die Krankenkasse zur dortigen Ablage zurückgegeben. Dieses Vorgehen führt aus Sicht der Bundesbeauftragten zu einer unzulässigen Kenntnisnahme durch die Krankenkassen. Die Bundesbeauftragte stellte deshalb klar, dass künftig Unterlagen, die für den MDK vorgesehen sind, auch „unmittelbar” an diesen übermittelt werden müssen.

Dies ergibt sich auch aus dem Gesetzeswortlaut (§ 276 Abs. 2 Satz 1 SGB V). Die Übermittlung muss auf direktem (Post-)Weg an den MDK erfolgen. Die Unterlagen dürfen auch zu einem späteren Zeitpunkt nicht vom MDK den Krankenkassen zugeleitet beziehungsweise von diesen zur Kenntnis genommen werden.

Das Umschlagsverfahren ist somit datenschutzrechtlich endgültig nicht mehr vertretbar, mit förmlichen Beanstandungen wird in der Zukunft zu rechnen sein, weshalb wir zum Umschlagverfahren unter Aufgabe unserer bisherigen Beratungspraxis künftig nicht mehr raten können.

Fazit:

Sollten Sie von der Krankenkasse, verbunden mit einer entsprechenden Anfrage, einen Umschlag für Ihre Behandlungsunterlagen erhalten, dürfen Sie diesen künftig nicht mehr an die Kasse zurücksenden, sondern müssen die Zustellung direkt an den MDK bewirken.

Wir gehen, aufgrund der regionalen wie sachspezifischen Zuständigkeitsregeln innerhalb des MDK, davon aus, dass die Krankenkassen Sie diesbezüglich mit voradressierten Umschlägen unterstützen werden. Nur die Krankenkasse kann wissen, welche Stelle beim MDK mit der Prüfung der Unterlagen beauftragt und daher einzig richtiger (wie einzig zulässiger!) Adressat für die Unterlagen ist.

Sollten Sie eine Anfrage ohne einen voradressierten Umschlag erhalten, sind Sie zur Beantwortung derselben nicht verpflichtet und sollten diese daher auch unterlassen.

Den 25. Tätigkeitsbericht der Bundesbeauftragten finden Sie bei Interesse unter folgendem Link:
www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Taetigkeitsberichte/taetigkeitsberichte-node.html