FAQ eTerminservice

Antworten auf häufige Fragen

Wir empfehlen, für die TSS-Akutfälle ein neues Profil im eTerminservice anzulegen und im Feld „Bezeichnung“ mit dem Zusatz „Akut“ zu versehen. So haben Sie im Menüpunkt Terminplanung“ später eine bessere Übersicht über die Termintypen, die Sie der Terminservicestelle (TSS) der KV zur Verfügung gestellt haben.

Hinweis: Augenärzte und Frauenärzte können kein separates Akut-Profil anlegen wie hier beschrieben, da bei den vorhandenen Terminen überweisungsfreier Fachrichtungen „dringend“ fest voreingestellt ist (Haken lässt sich nicht entfernen). Unser Supportteam unterstützt Sie bei Bedarf gerne beim Anlegen Ihrer Akuttermine.

Terminprofil duplizieren

Wählen Sie im Menüpunkt „Terminprofile“ rechts neben einem bestehenden Terminprofil „Profil duplizieren“ aus. Anschließend finden Sie ein neues Profil mit allen Einstellungen vor. Beim Duplizieren wird das Feld „Bezeichnung“ geleert und Sie können einen neuen Namen für das Profil vergeben (z. B.  „Akuttermin“). Bei mehreren Ärzten in der Praxis ergänzen Sie am besten noch den Namen des Behandlers. Die Termindauer können Sie bei Bedarf anpassen, bevor Sie über den Button „Profil anlegen“ das Profil hinzuzufügen. 

Leistungen übernehmen

Bitte beachten Sie, dass Ihnen weiter unten im Fenster „Terminprofil anlegen“ nur bei der Neuanlage von Terminprofilen die Arztgruppe, angebotene Leistungen etc. angezeigt werden. Bei der Funktion „Terminprofil duplizieren“ werden Qualifikationen und sonstige Angaben aus dem duplizierten Profil übernommen, sodass Sie für Akut-Fälle nun die gleichen Leistungen wie bei den anderen Patienten-Dringlichkeiten anbieten.

Akuttermine anlegen

Im Menüpunkt „Terminplanung“ steht Ihnen anschließend bei „Termin hinzufügen“ Ihr neues Akuttermin-Profil zur Auswahl. Nachdem Sie dieses Profil ausgewählt haben, setzen Sie unter Patienten-Dringlichkeiten“ den Haken bei „Akut“, entfernen Sie den Haken bei „Dringend“ und fügen Sie die Termine wie gewohnt hinzu. 

Terminplanung prüfen

Im Reiter „Terminplanung“ finden Sie dann eine Übersicht über alle von Ihnen gemeldeten Termine. Auf der linken Seite des Fensters können Sie dann anhand der Terminprofile Ihre Ansicht bei Bedarf auf „Akuttermine“ reduzieren, sodass Sie leicht kontrollieren können, ob Sie ausreichend Akuttermine gemeldet haben.

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Terminservicestelle: Dringlichkeiten im Überblick

Abhängig von Ihrer Fachgruppe können Sie im eTerminservice angeben, welche Patienten Ihnen die TSS beim jeweiligen Termin vermittelt:

  • Akut: Termin innerhalb von 24 Stunden (TSS-Akutfall)
  • Dringend: Termin innerhalb von 35 Tagen (TSS-Terminfall)
  • Nicht dringend: in angemessener Frist bei verschiebbaren Untersuchungen

Das ist je Fachgruppe unterschiedlich, eine Aufstellung zur empfohlenen Terminzahl pro Arzt und Monat finden Sie unten in der PDF-Übersicht.

Der Gesetzgeber hat die Praxen im Terminservice- und Versorgungsgesetz (TSVG) verpflichtet, Termine an die Terminservicestelle (TSS) der Kassenärztlichen Vereinigungen zu melden. Dabei setzt die KV Baden-Württemberg auf das Engagement ihrer Mitglieder und gibt daher lediglich Empfehlungen zur Anzahl der zu meldenden Termine. Eine verpflichtende Vorgabe wäre nur dann erforderlich, wenn die gemeldeten Termine nicht ausreichen sollten.

Die Behandlung von Patienten, die über unsere Termin­­s­ervicestelle (TSS) als akute oder dringende Fälle in Ihre Praxis kommen, wird extrabudgetär und damit in voller Höhe bezahlt – für das gesamte Quartal. Zusätzlich gibt es einen extrabudgetären Zuschlag auf die Versicherten-, Grund- oder Konsiliarpauschale.

mehr erfahren zu Vergütung & Kennzeichnung TSS-Fälle »

Den Vermittlungscode können Ärzte und Psychotherapeuten auf die Überweisung beziehungsweise das Formular PTV 11 drucken, statt ihn wie bisher aufzukleben. Viele Softwarehersteller bieten diesen Service schon an.

So geht’s: Bedruckung von Muster 6 und PTV 11

Ärzte, die den neuen Service nutzen, wählen beim Ausstellen einer Überweisung in ihrem Praxisverwaltungssystem (PVS) die Fachgruppe, gegebenenfalls eine Zusatzqualifikation sowie „dringend“, wenn eine Terminvermittlung innerhalb von vier Wochen (35 Tagen) erforderlich ist, oder „nicht dringend“ für Bagatellfälle und Vorsorgetermine aus – Psychotherapeuten entsprechend „zeitnah erforderlich“. Im Hintergrund wird der entsprechende Code abgerufen und bei der Formular­bedruckung direkt mit aufgedruckt.

Elektronischer Vermittlungscode mit KV-Connect

Für die elektronischen Vermittlungscodes benötigen Praxen:

  • die aktuellste Version ihrer Abrechnungssoftware
  • einen Zugang zum Kommunikationsdienst zu KV-Connect
  • Einrichtung der Schnittstelle zum eTerminservice durch den Vertriebs- und Servicepartner (dies kann je nach Softwarehersteller gebührenpflichtig sein) 

Praxen, die die Bedruckungsfunktion nutzen möchten, wenden sich an ihren IT-Service-Partner.

Klebeetiketten mit Überweisungscodes bleiben gültig

Die Klebeetiketten mit den alten „Überweisungscodes“ können weiterhin verwendet werden (unabhängig vom Gültigkeitsdatum). Wenden Sie sich an unseren Support, wenn sie neue brauchen.

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Den Vermittlungscode können Ärzte und Psychotherapeuten auf die Überweisung beziehungsweise das Formular PTV 11 drucken oder aufkleben.

Vermittlungscode auf dem Überweisungsformular
Vermittlungscode auf psychotherapeutischer Patienteninformation

Der eTerminservice vermittelt gemäß gesetzlichem Auftrag Termine an gesetzlich Krankenversicherte mit einer Überweisung zu einem kassenärztlichen Facharzt (keine Überweisung erforderlich für Termine bei Augenärzten und Frauenärzten). Seit April 2017 werden auch freie Termine bei Psychotherapeuten vermittelt, ohne Überweisungsvorbehalt. Ende April 2019, mit Inkrafttreten des Terminservice- und Versorgungsgesetzes (TSVG), sind Termine bei Haus- sowie Kinder- und Jugendärzten hinzugekommen. Hier ist in der Regel keine Überweisung nötig.

Nicht vermittelt werden somit Termine bei Zahnärzten. Auch privat Krankenversicherte haben keinen Anspruch auf Vermittlung durch die Termin­service­stelle.

Melden Sie sich einfach wie gewohnt im Mitgliederportal an (Benutzername und Kennwort analog zur Online-Abrechnung) und rufen Sie die Webplattform eTerminservice direkt auf: per Klick auf die neue Aktionskachel eTerminservice.

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Die Vermittlungscodes existieren nur genau einmal zu einem Zeitpunkt. Die Menge der möglichen Codes ist ausreichend groß gewählt, um ein reines Raten eines gültigen Vermittlungscodes zu verhindern. Technische Maßnahmen beim Zugang reduzieren weiter ein Missbrauchsrisiko.

Der eTerminservice erfasst nur die Daten, die zur qualifizierten Terminvermittlung auch notwendig sind.

Anders als bei anderen Plattformen ist beim eTerminservice „das Vergessen eingebaut“: persönliche Daten werden nach der Terminbuchung und -durchführung gelöscht. Es werden beim eTerminservice nicht Informationen aus mehreren Ereignissen verknüpft und über die Zeit angehäuft.

Die Daten werden zu keinen anderen Zwecken genutzt als zur Terminvermittlung und zum gesetzlich geforderten, anonymen Berichten über die Tätigkeit der Terminservicestellen. Keine persönlichen und medizinischen Daten werden außerhalb des kassenärztlichen Systems verwendet, also auch nicht für Krankenversicherungen oder Gesundheitsbehörden.

Der Suchalgorithmus des eTerminservice hat die Aufgabe, Suchkriterien in Bezug auf eine Überweisung passenden Terminen zuzuordnen. An Qualifikationen können zu Beginn ärztliche Fachgruppen laut Weiterbildungsordnung sowie Zusatz-Weiterbildungen automatisch zugeordnet werden.

Ein spezifischer Zielauftrag (z. B. für eine bildgebende oder funktionelle Untersuchung) kann vom Algorithmus wegen fehlender Standards nicht sicher zugeordnet werden. Für solche Überweisungen muss deshalb die Servicestelle telefonisch hinzugezogen werden. Sie kann im eTerminservice auch nach spezifischen Genehmigungen suchen, um einen Zielauftrag zu einer geeigneten Praxis zu vermitteln.

Bei Nutzung unserer Webanwendung läuft der Online-Terminkalender parallel zum Praxis-Terminkalender und muss manuell abgeglichen werden. Im Online-Terminkalender sollen nur Termine angeboten werden, die im Praxis-Terminkalender auch für diesen Zweck freigehalten werden. Zur Erleichterung des Abgleichs

  • erhält die Arztpraxis unverzüglich E-Mail-Benachrichtigungen über neue oder stornierte Terminbuchungen
  • kann die Arztpraxis ihren Online-Terminkalender mit Informationen zu gebuchten Terminen ausdrucken
  • kann die Arztpraxis einzelne oder mehrere Termine kurzfristig online blockieren, um sie anderweitig zu vergeben.

Bei zukünftiger Nutzung eines elektronischen Terminmanagements mit Schnittstelle erfolgt der Abgleich im Hintergrund durch sichere, elektronische Nachrichten, d. h. ein in der Praxissoftware zur entsprechend markierter Termin wird dem eTerminservice zur Verfügung gestellt, und ein im eTerminservice gebuchter Termin wird in der Praxissoftware zeitnah als belegt markiert und mit den Daten zum Patienten und zur Überweisung angereichert.

eTerminservice: Benachrichtigungskanal einrichten

Rückmeldung über gebuchte Termine erhalten Sie automatisiert aus der Software eTerminservice. Bitte richten Sie dort unbedingt einen Benachrichtigungs­k­anal ein. Unter dem Menüpunkt „Praxisdaten“ können Sie Ihre E-Mail-Adresse oder Fax-Nummer selbst eintragen und den Benachrichtigungskanal aktivieren. Öffnen Sie dazu unter „Praxisanschrift und Kontaktdaten“ den Dialog Kontaktinformationen (Bleistift-Symbol).

Sie können dies durch den sogenannten „Minimalen Buchungsabstand“ individuell einstellen (Ausnahme: Akuttermine!). Initial haben alle Terminprofile einen Abstand von sieben Tagen. Dieser lässt sich jedoch sowohl am Terminprofil selbst wie auch beim Anlegen von Terminen individuell anpassen.

Wenn Sie den Minimalen Buchungsanstand nicht individuell anpassen, bedeutet das: Angebotene Termine, die eine Woche vor dem Termindatum noch nicht von der Terminservicestelle gebucht wurden (= bei denen der minimale Buchungsabstand erreicht ist), können von Ihnen ohne Rückfrage und ohne sie im eTerminservice löschen zu müssen, anderweitig vergeben werden.

Um Überschneidungen kurz vor Ablauf dieser Frist zu vermeiden, kann es sinnvoll sein, dass Sie sich den letzten Stand der Buchungssituation online im eTerminservice ansehen.

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Grundsätzlich gilt die Pflicht zur Terminvermittlung auch für nichtdringende Überweisungen, also z. B. zu verschiebbaren Früherkennungsuntersuchungen. Für diese Termine gilt die Vier-Wochen-Frist jedoch nicht.

Der eTerminservice hält sich eng an den gesetzlichen Rahmen: Grundsätzlich bezieht sich das Versorgungsstärkungsgesetz auf Versicherte mit einer Überweisung zum Facharzt. Es gibt aber einige Ausnahmen von dieser Regel für Fachrichtungen, die an der ärztlichen Grundversorgung teilnehmen. Dies sind laut Gesetz Augenärzte, Frauenärzte, Psychotherapeuten sowie (neu ab Mai 2019) Haus- sowie Kinder- und Jugendärzte.

Patienten sollen – wie auch bei telefonischer Terminvereinbarung – einen Termin absagen, wenn sie aus zwingenden Gründen nicht wahrnehmen können. Bei einer Absage aus wichtigem Grund kann unter Umständen ein zweites Mal eine Terminvermittlung angefragt werden.

Die Termintreue wird bei Nutzung der Servicestellen und des eTerminservice nicht schlechter sein als bei telefonischer Terminvereinbarung – immerhin verzichten die Versicherten auf Wunscharzt und Wunschtermin. Perspektivisch gibt es einige Möglichkeiten, wie der eTerminservice die Termintreue steigern kann, z. B. durch Einforderung einer Bestätigung eines Termins bei der Praxis oder online.

Zur Überprüfung der Termintreue der Patienten, benötigen wir Ihre Rückmeldung. Dazu können Sie das Formular nutzen, das unten zum Download zur Verfügung steht.

Letzte Aktualisierung: 24.09.2020