FAQ eTerminservice

Antworten auf häufige Fragen

Der eTerminservice vermittelt gemäß gesetzlichem Auftrag Termine an gesetzlich Krankenversicherte mit einer Überweisung zu einem kassenärztlichen Facharzt (keine Überweisung erforderlich für Termine bei Augenärzten und Frauenärzten). Ab 1. April 2017 werden mit Inkrafttreten der neuen Psychotherapie-Richtlinie auch freie Termine bei Psychotherapeuten vermittelt, ohne Überweisungsvorbehalt.

Nicht vermittelt werden somit Termine bei Hausärzten und Zahnärzten. Auch privat Krankenversicherte haben keinen Anspruch auf Vermittlung durch die Termin­service­stelle.

Aufruf der Software „eTerminservice“:

  • für Arzt- und Psychotherapeutenpraxen im sichern Netz der KVen (SNK) und auch im Internet eTerminservice Webportal
    Bitte wählen Sie als Art der Anmeldung „KV Telematik Benutzerverwaltung / KV-Connect” aus.
  • für einige Arztpraxen (abhängig vom PVS-Anbieter) auch per KV-Connect aus der Praxissoftware heraus

Zugangsaten für den eTerminservice

Die benötigten Zugangsdaten (Benutzername und Passwort) finden Sie als PDF-Dokument im Dokumentenarchiv im KVBW-Mitgliederportal (Aktentyp: Zugangsdaten). Bitte bewahren Sie die Zugangsdaten für den eTerminservice an einem sicheren Ort auf – diese berechtigen auch für die spätere Nutzung des Kommunikationskanals KV-Connect.

So finden Sie Ihre Zugangsdaten:

  1. Melden Sie sich wie gewohnt am Mitgliederportal der KVBW an.
  2. Wählen Sie im Menü den Unterpunkt „Dokumentenarchiv“ aus.
  3. Wählen Sie den Aktentyp „Zugangsdaten“ aus und klicken Sie ohne Eingabe von BSNR und Quartal auf „Suchen“.
  4. Klicken Sie das generierte Suchergebnis an.
  5. In der Akte „Zugangsdaten“ klicken Sie das PDF-Dokument (rotes Symbol) an.
  6. Zum Öffnen dieses PDF-Dokuments benötigen Sie Ihr Freigabe-Kennwort (es besteht aus zehn Ziffern und wurde Ihnen von der KVBW bei der erstmaligen Registrierung für das KVBW-Mitgliederportal zugesandt).
    Nachdem Sie das Dokument freigeschaltet haben, klicken Sie bitte nochmals auf das PDF-Dokument. Das Dokument mit den Zugangsdaten lässt sich nun öffnen.

Die Überweisungscodes existieren nur genau einmal zu einem Zeitpunkt. Die Menge der möglichen Überweisungscodes ist ausreichend groß gewählt, um ein reines Raten eines gültigen Überweisungscodes zu verhindern. Technische Maßnahmen beim Zugang reduzieren weiter ein Missbrauchsrisiko.

Der eTerminservice erfasst nur die Daten, die zur qualifizierten Terminvermittlung auch notwendig sind.

Anders als bei anderen Plattformen ist beim eTerminservice „das Vergessen eingebaut“: persönliche Daten werden nach der Terminbuchung und -durchführung gelöscht. Es werden beim eTerminservice nicht Informationen aus mehreren Ereignissen verknüpft und über die Zeit angehäuft.

Die Daten werden zu keinen anderen Zwecken genutzt als zur Terminvermittlung und zum gesetzlich geforderten, anonymen Berichten über die Tätigkeit der Terminservicestellen. Keine persönlichen und medizinischen Daten werden außerhalb des kassenärztlichen Systems verwendet, also auch nicht für Krankenversicherungen oder Gesundheitsbehörden.

Der Suchalgorithmus des eTerminservice hat die Aufgabe, Suchkriterien in Bezug auf eine Überweisung passenden Terminen zuzuordnen. An Qualifikationen können zu Beginn ärztliche Fachgruppen laut Weiterbildungsordnung sowie Zusatz-Weiterbildungen automatisch zugeordnet werden.

Ein spezifischer Zielauftrag (z. B. für eine bildgebende oder funktionelle Untersuchung) kann vom Algorithmus wegen fehlender Standards nicht sicher zugeordnet werden. Für solche Überweisungen muss deshalb die Servicestelle telefonisch hinzugezogen werden. Sie kann im eTerminservice auch nach spezifischen Genehmigungen suchen, um einen Zielauftrag zu einer geeigneten Praxis zu vermitteln.

Bei Nutzung unserer Webanwendung läuft der Online-Terminkalender parallel zum Praxis-Terminkalender und muss manuell abgeglichen werden. Im Online-Terminkalender sollen nur Termine angeboten werden, die im Praxis-Terminkalender auch für diesen Zweck freigehalten werden. Zur Erleichterung des Abgleichs

  • erhält die Arztpraxis unverzüglich E-Mail-Benachrichtigungen über neue oder stornierte Terminbuchungen
  • kann die Arztpraxis ihren Online-Terminkalender mit Informationen zu gebuchten Terminen ausdrucken
  • kann die Arztpraxis einzelne oder mehrere Termine kurzfristig online blockieren, um sie anderweitig zu vergeben.

Bei zukünftiger Nutzung eines elektronischen Terminmanagements mit Schnittstelle erfolgt der Abgleich im Hintergrund durch sichere, elektronische Nachrichten, d. h. ein in der Praxissoftware zur entsprechend markierter Termin wird dem eTerminservice zur Verfügung gestellt, und ein im eTerminservice gebuchter Termin wird in der Praxissoftware zeitnah als belegt markiert und mit den Daten zum Patienten und zur Überweisung angereichert.

Vorläufige Regel: Angebotene Termine, die eine Woche vor dem Termindatum noch nicht gebucht wurden, können von Ihnen ohne Rückfrage und ohne sie im eTerminservice löschen zu müssen, anderweitig vergeben werden. Um Überschneidungen kurz vor Ablauf dieser Frist zu vermeiden, kann es sinnvoll sein, dass Sie sich den letzten Stand der Buchungssituation online im eTerminservice ansehen. Der eTerminservice bzw. die KV bietet keine allgemeine „Abnahmegarantie“ für angebotene Termine.

Grundsätzlich gilt die Pflicht zur Terminvermittlung auch für nichtdringende Überweisungen, also z. B. zu verschiebbaren Früherkennungsuntersuchungen. Für diese Termine gilt die Vier-Wochen-Frist jedoch nicht.

Zum Januar 2016 hält sich der eTerminservice eng an den gesetzlichen Rahmen: Grundsätzlich bezieht sich das Versorgungsstärkungsgesetz auf Versicherte mit einer Überweisung zum Facharzt. Es gibt aber einige Ausnahmen von dieser Regel für Facharztrichtungen, die auch an der ärztlichen Grundversorgung teilnehmen. Dies sind laut Gesetz Augenärzte, Frauenärzte und Psychotherapeuten.

Patienten sollen – wie auch bei telefonischer Terminvereinbarung – einen Termin absagen, wenn sie aus zwingenden Gründen nicht wahrnehmen können. Bei einer Absage aus wichtigem Grund kann unter Umständen ein zweites Mal eine Terminvermittlung angefragt werden.

Die Termintreue wird bei Nutzung der Servicestellen und des eTerminservice nicht schlechter sein als bei telefonischer Terminvereinbarung – immerhin verzichten die Versicherten auf Wunscharzt und Wunschtermin. Perspektivisch gibt es einige Möglichkeiten, wie der eTerminservice die Termintreue steigern kann, z. B. durch Einforderung einer Bestätigung eines Termins bei der Praxis oder online.

Zur Überprüfung der Termintreue der Patienten, benötigen wir Ihre Rückmeldung. Dazu können Sie das Formular nutzen, das unten zum Downlaid zur verfügung steht.

Letzte Aktualisierung: 06.03.2017