Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)

Krankmeldung ab Quartal 4/2021 immer digital

Nach aktueller Rechtslage sind ab dem 1. Oktober 2021 alle Ärztinnen und Ärzte verpflichtet, die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung elektronisch an die Krankenkassen zu übermitteln. Diese Vorgabe ist im Terminservice-und Versorgungsgesetz (TSVG) (§ 295 Abs. 1 SGB V) festgelegt. Die Daten der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) werden mit dem Kommunikationsdienst im Medizinwesen (KIM) übertragen, einem sicheren E-Mail-Dienst in der Telematikinfrastruktur (TI).

Der „gelbe Schein” auf Papier und als Blankoformular fällt weg. Die Arztpraxis erstellt zusätzlich zur digitalen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU), die an die Kranken­kasse geht, übergangsweise einen einfachen Ausdruck auf Normalpapier mit handschriftlicher Unterschrift für Versicherte und Arbeitgeber. Die Patienten senden zunächst noch selbst den entsprechenden Ausdruck der AU an ihren Arbeitgeber. Ab Juli 2022 müssen die Krankenkassen die für die Arbeitgeber bestimmten Daten digital weiterleiten.

Start eAU 1. Oktober 2021 – Übergangsfrist bis Jahresende 2021

Die KBV hat am 12. August 2021 mit dem GKV-Spitzenverband eine Übergangsregelung bis zum 31. Dezember 2021 vereinbart. Wer nicht über die notwendigen technischen Voraussetzungen in der Vertragsarztpraxis verfügt, um elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (eAU) zu übermitteln, kann übergangsweise das alte Verfahren anwenden. Bis zum 31. Dezember 2021 ist es in diesen Fällen noch möglich, den „gelben Schein“ (Muster 1) zu nutzen. 

Bitte beachten Sie: Die KBV empfiehlt, sich zügig auf die Umstellung vorzubereiten und unter anderem einen KIM-Dienst zu beschaffen.

Technische Voraussetzungen für den Versand der eAU

  • Anbindung an die Telematikinfrastruktur (TI): Weitere Infos finden Sie hier.
  • TI-Konnektor: Sie benötigen mindestens einen TI-Konnektor mit dem eHealth-Standard (PTV3), besser ein Update des TI-Konnektors auf den ePA-Standard (PTV 4+), der die Komfortsignatur unterstützt. Dieses Update bestellen Sie bitte bei Ihrem PVS- und/oder TI-Vertragspartner. Weitere Infos bei der gematik
  • KIM-Dienst: Zum Versand der eAU, benötigen Arztpraxen mindestens eine KIM-E-Mail-Adresse. Weitere Infos finden Sie hier.
    Bitte beachten Sie: Das Einrichten des KIM-Dienstes kann je nach Anbieter einige Zeit dauern. Fordern Sie deshalb frühzeitig eine KIM-E-Mail-Adresse an. 
  • Elektronischer Heilberufsausweis (eHBA 2.0): Zum Signieren der eAU benötigen Sie den elektronischen Heilberufsausweis (eHBA 2.0). Weitere Infos bei der Landesärztekammer LÄK.  
  • Praxisverwaltungssystem-Update für eAU: Die PVS-Hersteller sind unterschiedlich weit mit der Umsetzung. Für weitere Informationen sollten Sie sich an Ihren PVS-Hersteller wenden. 

Fragen? Wenden Sie sich an Ihr Systemhaus!

Bei Fragen zur Verfügbarkeit und Bereitstellung der technischen Komponenten wenden Sie sich bitte an Ihren IT-Servicedienstleister oder PVS-Hersteller.

Wie stelle ich eine eAU aus?

  • Wie bisher auch rufen Sie im Praxisverwaltungssystem (PVS) die AU auf und befüllen sie mit Daten.
  • Anschließend werden die Daten elektronisch mit dem eHBA entweder per Einzel-, Stapel- oder Komfortsignatur signiert.
  • Nun folgt der Versand der eAU über das PVS, die TI und KIM an die Krankenkasse, die als Empfänger vom PVS automatisch adressiert wurde.
  • Außerdem erfolgt der Papierausdruck der AU für den Arbeitgeber und den Patienten. Diese werden wie bisher handschriftlich vom Arzt unterschrieben. 
  • Die vom PVS erzeugten Ausdrucke können wahlweise im Format A4 oder A5 erzeugt werden. Die Ausdrucke müssen gut lesbar sein. Welcher Drucker hierfür eingesetzt wird, entscheidet die Arztpraxis. Das Papier muss von den Praxen selbst beschafft werden. Es kann normales Druckerpapier verwendet werden.

Signatur der eAU

Hinweis zur elektronischen Signatur: Die elektronische Unterschrift von Dokumenten wird mit der Kombination aus im Kartenlesegerät gestecktem elektronischen Heilberufsausweis (eHBA) und der eHBA-PIN als qualifizierte elektronische Signatur (QES) realisiert.

Zur Signatur können Sie die eHBA-PIN in drei Varianten eingeben:

  • Einzelsignatur: Für jede einzelne Signatur müssen Sie den eHBA stecken und die PIN des eHBAs eingeben. Danach müssen Sie den technischen Abstimmungsprozess mit der TI abwarten.
  • Stapelsignatur: Alle vorbereiteten, elektronischen Dokumente werden bei gestecktem eHBA und einmaliger PIN-Eingabe auf einmal signiert. Voraussetzung ist ein TI-Konnektor mit dem eHealth-Standard (PTV3).
  • Komfortsignatur: Bei gestecktem eHBA wird mit der PIN-Eingabe die Signatur für einen bestimmten Zeitraum und die nächsten bis zu 250 Signaturen freigegeben. Soll eine eAU signiert werden, müssen sie dies nur noch bestätigen. Voraussetzung ist ein TI-Konnektor mit dem ePA-plus-Standard (PTV4+).

FAQ rund um eAU-Ersatzverfahren und Übergangsregelung

Bitte beachten Sie: Ersatzverfahren sollen nur in Einzel- und Ausnahmefällen zum Einsatz kommen.

Sind Sie grundsätzlich mit allen technischen Komponenten zum Erstellen und Versenden der eAU ausgestattet und verhindern technische Probleme den Versand der eAU an die Krankenkassen, steht Ihnen dafür im PVS ein eAU-Ersatzdokument (Stylesheet) zur Verfügung. Drucken Sie dieses auf Normalpapier aus und übergeben Sie es dem Patienten. Er muss es dann, wie bisher auch, in eigener Verantwortung seiner Krankenkasse übergeben. 

Was ist, wenn Sie im Störungsfall das eAU-Ersatzdokument (Stylesheet) nicht an den Patienten übergeben? Was ist, wenn technische Probleme den digitalen Versand auch bis zum Ende des nachfolgenden Werktages verhindern? Dann muss die Praxis das eAU-Ersatzdokument (Stylesheet) auf eigene Kosten an die Krankenkasse des Patienten versenden.

  • Befüllen Sie im Praxisverwaltungssystem (PVS) die AU mit Daten.
  • Signieren Sie anschließend die AU elektronisch mit dem eHBA entweder per Einzel-, Stapel- oder Komfort-Signatur.
    • Sollten Sie technische Probleme mit dem eHBA haben, kann der Praxisausweis SMC-B als Ersatz-Signatur-Karte genutzt werden. Bitte in diesem Fall Kontakt zum PVS-Hersteller und/oder Systemhaus aufnehmen, um diese Funktion zu aktivieren.
  • Bei technischen Problemen z. B. einem Internetausfall wird eine Fehler- oder Störungsmeldung im PVS ausgegeben. Es ist dort vermerkt, dass der Ausdruck und Versand an die Krankenkasse aktuell nicht möglich ist und ein eAU-Ersatzdokument (Stylesheet) für die Kassen erzeugt werden soll. 
  • Drucken Sie das eAU-Ersatzdokument (Stylesheet) auf Normalpapier aus und übergeben Sie es dem Patienten. Er muss die AU wie bisher auch in eigener Verantwortung seiner Krankenkasse übergeben.
  • Die AU für den Arbeitgeber und den Patienten selbst werden ebenfalls auf Normalpapier ausgedruckt, wie bisher handschriftlich unterschrieben und dem Patienten übergeben.
  • Im Hintergrund prüfen das PVS und der KIM-Dienst automatisch, ob die Störung noch anliegt. Steht die Verbindung wieder zur Verfügung, erfolgt automatisch der eAU-Versand an die Kassen.

Lange Lieferfristen und volle Terminkalender der Systembetreuer machen es manchen Praxen unmöglich, über die notwendigen Komponenten für die eAU (TI-Konnektor, KIM-Dienst, eHBA, Praxisverwaltungssystem-Update für eAU) zum 1. Oktober 2021 zu verfügen.

Für Praxen, die bis zum 1. Oktober 2021 noch nicht über die nötigen technischen Voraussetzungen verfügen, konnte die KBV mit dem GKV-Spitzenverband eine Übergangsregelung bis zum 31. Dezember 2021 vereinbaren.

Die Übergangsregelung sieht vor, dass Ärztinnen und Ärzte übergangsweise das alte Verfahren anwenden können, solange die zur Übermittlung von elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (eAU) notwendigen technischen Voraussetzungen in der Vertragsarztpraxis nicht zur Verfügung stehen. Die Regelung gilt bis 31. Dezember 2021. Bis dahin ist auch die Nutzung des „gelben Scheins“ (Muster 1) noch möglich.

Unabhängig von der Übergangsregelung besteht die vertragsärztliche Pflicht, sich mit einer TI-Anbindung, einem eAU-zertifizerten PVS, einem eHBA und einem KIM-Dienst auszustatten.

Wenn Sie über ein zertifiziertes eAU-fähiges PVS verfügen, aber noch keine KIM-E-Mail-Adresse haben und/oder noch nicht an die Telematikinfrastruktur angebunden sind, können Sie auf Basis des im PVS bereitgestellten Stylesheets drei Ausführungen der Krankmeldung (Kasse, Arbeitgeber, Patient) auf Normalpapier ausdrucken. Sie geben dem Patienten alle drei Ausdrucke mit. Der Patient ist dann selbst dafür verantwortlich, der Krankenkasse und dem Arbeitgeber die Krankmeldung zu senden. Dieses Ersatzverfahren entspricht somit dem aktuellen Verfahren mit Muster 1. Basis für die Ausdrucke ist jedoch das neue eAU-Stylesheet.

eAU im Hausbesuch – digitaler Versand im Nachhinein

Während eines Hausbesuchs ist zum Start der eAU keine Verbindung zur TI vorhanden. Damit ist kein eAU-Ablauf wie in der Praxis möglich. 

  • Vorgehensweise 1: Vor dem Hausbesuch können Sie Ausdrucke der AU-Ersatzdokument (Stylesheet) aus dem PVS erstellen und diese während des Hausbesuchs manuell ausfüllen und unterschreiben. Später in der Praxis übertragen Sie die AU-Daten des Hausbesuchs in das PVS, signieren diese mit dem eHBA und versenden die eAU an die Krankenkassen.
  • Vorgehensweise 2: Alternativ können Sie die eAU auch erst nach dem Hausbesuch in der Praxis erstellen, die digitale Version an die Krankenkasse versenden und die beiden Papierausfertigungen dem Patienten per Post zusenden.

Bei eAUs von Hausbesuchen ist die elektronische Übertragung bis zum Ende des nachfolgenden Werktages möglich. 

eAU für den Arbeitgeber ab 3. Quartal 2022

Die gesetzliche Vorgabe aus dem Bürokratieentlastungsgesetz (BEG III) lautet: Ab 1. Juli 2022 stellen Krankenkassen den Arbeitgebern AU-Daten zum digitalen Abruf zur Verfügung. Äußert der Patient dennoch den Wunsch nach einem Ausdruck für seinen Arbeitgeber, müssen Arztpraxen ihm diesen auf Normalpapier ausstellen.

Letzte Aktualisierung: 27.09.2021